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优化合同管理系统,实现合同项目资金支付闭环管理

2019-07-11 11:40:28

从目前销售企业合同系统应用现状来看,合同订立通过系统统一管理,但合同的后续管理,如资金申请、支付审批以及凭证集成未能实现统一, 印花税应税合同不能实现系统自动计算统计。由于合同签订、履约、资金支付以及会计核算相互脱节,大大制约了工作效率的提高,也存在人为调节、线外操作的管理风险。

1、优化合同项目管理系统

在现有合同管理系统的基础上, 对涉及合同要素的项目,如合同金额、付款要求、付款日期等关键内容实行按字段管理,在此基础上开发ERP系统合同管理子模块并与合同管理系统集成,根据合同流水号自动读取合同中有关付款的要素信息,实现合同履行支付申请表自动生成,进而取消纸质手工审批。

2、实现合同项目闭环管理

经办人在合同系统创建合同并经过审批完成后, 在其ERP登陆初始界面,提供待办清单,并对合同履行情况实行未清项管理。经办部门需要对外付款时,经办人员只能在未清合同项目上提交支付申请,对资金需要单独申请的合同项目提示自动提交流动资金申请,待上述审批完成后,支付申请自动流转到财务部门进行对外付款,并自动集成财务凭证。付款完成后,合同履行支付申请自动关闭,不得重复提交。

3、完善合同项目后续管理

在ERP合同管理子模块中进行辅助开发, 合同管理员可以按合同分类进行汇总或明细查询, 便于加强对合同签订的管理;同时, 应按印花税计提的相关要求对合同管理模块进行配置,待合同签订后,财务部门可以根据系统统计的合同签订情况,系统自动计算应税合同应计提印花税,实现印花税自动管理。

合同管理系统的优化,并通过集成应用,从合同签订、履行申请及资金支付、凭证集成上实现闭环管理;通过系统自动提醒未清合同项目,及时关注已签订但未执行的合同管理情况,督促合同管理部门及时办理合同结算;全面项目通过线上审批,不但可以规避线下操作的风险,也可同时提高审批时效,提高合同管理的效率效果。