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合同管理系统与传统合同管理的区别

2019-08-09 15:19:09

销售合同、采购合同、劳动合同、广告代理合同……一个企业能产生的合同数量,多得你数都数不清。那么企业该如何管理这些合同,市面上的合同管理系统软件是否真的能提高合同管理的效率呢?

目前合同管理的方式分为两种:传统合同管理、合同管理系统。

传统的合同管理方式采用的是手工管理合同,即专人进行专柜管理或使用Word、Excel进行合同管理。但由于合同涉及的部门众多,需要管理的合同要素也各不相同,因此传统的手工管理方式存在管理效率低,费时费力等问题,具体如下:

1.文档管理难、不便查阅

传统的合同管理中,纸质版合同与电子版合同共存,当企业需要查阅以往合同进行决策参考时,查找非常不便且较耗时巨大。

2.格式不统一,信息汇总难

采用手工或EXCEL管理时,由于不同部门的数据格式不统一,汇总工作耗时太大,且存在人为统计误差的风险。

3.保管过程中易遭篡改、损坏

合同涉及企业核心商业机密,应小心谨慎保管。但传统的手工管理易存在被人篡改、偷盗及损坏的安全隐患,给企业带来经济风险。

4.缺少关键节点的预警机制

手工管理合同缺少对合同进度、结款等关键节点的预警,不能提示管理者及时的签署,不能准确地预测近期可能发生的收支项目。

与手工合同管理相对的则是合同管理系统。合同管理系统是建立在信息技术基础上,利用现代企业的先进管理思想,为企业提供决策、计划、控制与经营绩效评估的全方位、系统化的合同管理平台。

合同管理系统具备的基本功能如下:

1.合同起草、修订

合同管理系统支持在线起草、编辑、修订、导入合同等功能,此外合同管理系统还提供海量合同示范文本库,用户可快速生成符合自己企业的合同范本。

2.合同审批

合同管理系统支持企业根据自身的业务流程自定义合同审批流程,并保存所有的审批意见,供合同审批人参考,支持在线打印及下载合同审批单。

3.合同文件管理

合同管理系统可以管理企业所有与合同相关的文件,如合同原稿、合同变更文件、合同附件等,并且支持合同分类归档,在线查询及下载等功能。

4.合同进度查看及提示

合同管理系统可以明确记录合同签订进度及签署时间,并且提示用户有待签署的合同,方便用户随时了解合同执行的状态。

5.其他自定义管理

合同管理系统除去基本常用的功能之外,还可支持企业根据自身业务需求自定义系统功能,如合同变更管理、结算管理、商品采购管理、项目管理等功能。

相对于合同管理系统,传统手工合同管理存在很多的弊端,已无法满足企业发展的需要。而合同管理系统采用互联网+思维,不仅能够完美的规避传统合同管理的缺陷,且能够使企业进行合法化、标准化、有效的管理合同,树立良好的企业形象和诚信,从而提高企业在市场经济中的核心竞争力,促进企业的稳定发展,是所有企业的最佳选择。

目前市场上的合同管理系统软件大致可分为两大类:本地化合同管理软件、SaaS版合同管理软件。

本地化合同管理软件 VS  SaaS版合同管理软件

从软件的功能和特点上不难看出,SaaS版合同管理软件在功能性和便捷性方面更优于本地化合同管理软件。SaaS版合同管理软件在提供标准化的合同管理功能的同时,还能够提供更全面的法律服务,保护企业合同的合法安全性,解决合同纠纷存在取证难的隐患,在成本上也远远低于本地化合同管理软件的费用,大大减少了企业管理成本的支出,能够适应不同规模企业的需求。

来源:法大大