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首都机场升级合同管理系统

2019-09-06 14:30:29

对于全资控股、管理国外近40多个机场的首都机场集团来说,提高综合管理能力、将管理成熟度及时转化为IT成熟度,是集团稳健发展的有力支撑。2012年在首都机场集团全面上线的合同管理系统是这一管理思路的重要表现。

作为一个大型的管理集团,首都机场集团目前全资控股、管理近40个国内的机场,在国外输出管理6个机场,业务涉及机场管理、机场建设、机场服务保障、机场物流,乃至地产、金融等若干个板块,集团管理的资产已经达到了1300亿人民币,员工达到了5万人。2015年,首都机场的目标确定为旅客吞吐量突破1亿人次。

合同管理遇到三重门

企业资产及业务发展迅速、业务结构复杂,从哪里入手强化风险控制?如何通过信息技术固化、传播、推广已有的管理模式?在经济发展方式转变的过程中,中国正在由民航大国向民航强国转变,首都机场管理集团的发展已经不再是简单、粗放式的规模扩张,更多的体现为内涵式的品质提升。

首都机场集团公司年均签约数量约在300至400份之间,总额上百亿人民币,涵盖股权投资、金融、采购、建设、委托管理、资产租赁、土地管理、中介服务等多个领域。

在这些数字的背后,是合同管理的复杂性日益加剧。在开发合同管理系统之前,首都机场在合同管理上遇到了“三重门”。第一重,是管理效率。传统的手工管理合同方式,由于涉及的部门众多,合同类型复杂,需要管理的合同要素也各不相同,容易面临文档管理困难,进度控制困难,信息汇总困难,缺少预警机制,信息不集中,实时性不强,各部门协作、业务流程组建、监控制度执行效率不高等问题。在系统建设前,集团审核一个合同的周期至少要2个月。第二重,是透明与规范程度不够。在纸质合同流转的过程中,无论是业务部门,还是监督部门,比如规划、财务、法务等部门都无法清晰准确的了解到当前合同处在哪个审批流程环节,更无法获知这个合同审批流转的过程是否符合合同管理制度的要求。在信息不透明的前提下,更无法谈规范。第三重,是合同风险控制不足。风险管理需要强调事前、事中、事后的闭环管理。在传统的合同管理模式下,风险管理的归口管理部门(法务部)没有途径及时获得合同执行过程中和合同终结后的信息,存在很大的隐患。

如何防范合同中面临的法律风险,进而向合同管理要管理效率?李纯是首都机场集团法律事务部总经理,在她看来,作为集团法律事务信息管理系统的核心部分,合同管理系统不仅要实现文本管理电子化的过程,还要将合同的静态分散管理变为动态全过程管理、建立公司合同管理法律风险防范机制,对合同管理全过程各阶段中的风险点进行识别及预先控制。

实现合同管理一体化

2010年4月中,首都机场集团开始了针对合同管理系统的外部调研,形成了合同系统设计思路,明确系统建设内容和时间表。

尽管在系统建设之前,首都机场集团已经有了比较完备的合同管理流程,但是从管理的成熟度向IT的成熟度转化,仍然是一个很大的挑战。首都机场集团的合同管理系统,在国内没有同行业的经验可以借鉴,李纯提出的“自下而上,简洁实用,从服务的角度来做系统”的思路得到了很多业务部门的支持,尤其是合同金额比较大,合同数目比较多的业务部门。

2011年4月8日,首都机场合同管理系统正式上线。项目组走访收集系统问题,完善系统功能,进行验收准备工作。4月15日,系统终验通过。在系统正式上线以后,首都机场建设集团坚决停止了纸质合同的审核——“强迫”大家真正使用系统,充分发挥IT系统的“威力”,大大解决了原来合同管理遇到的问题。

2011年项目组完成了集团旗下一半二级企业的合同管理系统上线,2012年计划实现集团公司本部、成员企业、二级企业全部上线,这意味着,在2012年可以实现在本部轻松调阅所有企业的合同情况,并且同时实行重大合同备案制度,集团及相关企业所有的合同,集团本部管理层只要进行点击就可以看见。与此同时,整个合同管理的标准也实现一体化,并且通过对合同及时、多维度的分析,实现了辅助决策的功能。

李纯表示,经过一段时间的应用之后,首都机场集团公司的合同管理系统基本达到了预期效果。合同管理由手工方式向信息化方式转变,有效地提高了工作效率——其中最为显著的就是合同审核周期由过去的两个月提升到现在的两周。系统实现了合同管理工作规范化,合同信息实现网络化和动态管理,为全面收集各部门的合同信息数据,实现合同信息规范管理奠定基础;通过网上合同审批,缩短了合同管理办理周期,提高工作效率;通过对合同登记、审批、签订、履行以及跟踪等环节的管理,加强合同的监控力度,避免不必要的经营风险;利用合同查询、统计和分析,及时、准确了解整个公司合同信息及其状况,为企业经营管理服务;将事后处理变为风险的事先防范,将合同文本的审核变为合同的全过程管理,完成事务性向管理型工作方式的转变。


来源:计世网