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多措并举推进企业合同管理工作

2019-12-31 11:14:33

为进一步规范企业各类合同的归档工作,陕钢龙钢公司日常在合同资料归档上从“准、全、勤、细”上下功夫,同时在工程项目建设、生产维修、劳务、技术服务等各类合同签订时,从前期立项、施工方引进、订价方式、合同签订、合同执行到资料归档等各环节流程狠抓“五个合规”,力促合同盖章、归档时附带备案资料的合规性和完整性,加强了痕迹化管理,实现了结果可追朔,责任可追究。 

合同档案收集难是一个普遍现象。不同性质和类别的合同往往由不同的主体责任单位拟定和承办,甚至每份合同从价格的确定、合同条款的起草、合同的会签评审、签署直至履行完毕都要经历诸多环节。为确保合同各环节资料百分百归档,陕钢龙钢公司不但日常从“准、全、勤、细”四字上下功夫,而且在工程项目建设、生产维修、劳务、技术服务等各类合同签订时,要求从前期立项、施工方引进、订价方式、合同签订、合同执行到资料归档等环节狠抓“五个合规”,力促合同盖章、归档时附带备案资料的合规性和完整性,真正实现了结果可追朔,责任可追究。 
     一、围绕合同签订各环节要素,助力合同档案资料百分百归档。 

1.在合同编号登记上,围绕一个“准”字。为防止合同错号、重号、漏号,针对合同评审会签涉及人员多、关联参与部门多、公司分管领导不同,审批程序繁杂、花费时间长的现状,启动无纸化办公流程,除ERP制式合同外其他所有合同评审由纸质流程优化为上传OA办公系统会签评审,并由专人进行编号登记,确保合同编号准确、无差错。

2.在合同盖章签字上,力争一个“全”字。针对合同附带资料不完善、不齐备的现状,先后下发了《关于合同备案附带相关资料的通知》、《关于按照六个合规要求备案资料的通知》、《关于重申存档合同附带备案资料的通知》、《关于合同签订需要注意事项的通知》的通知,要求合同签订部门立足实际,务必将贯穿合同始终的资料及合同签订单位资质文件、关键人员信息作为附件备案,加强了痕迹化管理,实现了结果可追朔,责任可追究。 

3.在合同台账建立上,突出一个“勤”字。为确保合同各类信息查询的及时性、准确性,为以后合同谈判提供有力价格依据,在即时更新ERP系统及各部门签订的合同相关信息的同时,对已盖章归档的合同在台账中进行标注(逐一核对、标注),并按部门分月分类进行归整,细化合同管理基础台账。 

4.在合同档案移交上,着眼一个“细”字。按照公司要求每年6月份前要对上年度所有合同及其附带资料移交至公司档案室,在细化各类合同台账的同时,对所有合同逐一进行核对,并对未归档的合同状态(作废、取消、关闭或空号)与主体单位业务人员进行沟通,并一一确认,分类汇总后连同电子台账、合同文本及其附带的资料移交公司档案室存档。 

二、狠抓工程项目建设“六个合规”,助推合同档案管理工作再上新台阶 

1.投资项目立项合规,力促合同手续完善。公司明确工程项目建设、生产维修类项目合同拟定前期在立项申请时,必须注明该项目在本年度投资计划中的项目编号或党委会纪要文号,同时附带完善的项目可研或技术方案,或确因生产经营急需计划外投资的项目,均须按龙钢公司《基本建设项目管理制度》及其流程逐级核准后,按批复意见执行,确保合同前期资料充分、手续完善。 

2.施工单位引进合规,保障招标工作规范。严格按照上级及公司《招投标管理制度》限额及其流程组织进行项目招标。对达到限额以上的项目要及时上报、达到限额标准的项目,严格按程序在规定官网上发布招标公告,并在投标前期对投标单位通用资质及相关专业资质进行初审;对因故招转议或商务谈判的项目,由现场评委按招标程序对投标方资质进行审核,审查其是否具有有效的营业执照、授权委托代理资格是否有效、项目机构是否健全、被授权人是否在代理期限和范围内等,确保中标单位准入合规及合同签订主体资格合规。 

3.合同条款签订合规,着力防范法律风险。合同是一个动态的,不断变化的过程。在合同签订前,按职能划分由合同责任主体单位、职能部门、价格管理、法律事务办公室结合各自分管业务按照合同有效、对等平衡、明确与可行性、法律成本及实用性等五个审核标准分别就合同业务条款、专业条款(技术参数、质量标准等)、商务条款(价格、付款等)、法律及管理风险进行审查、评审,对 “三重一大” 及金额较大合同须经公司法律顾问审查后,双方按程序签订合同,着力防范合同法律风险。 

4.施工建设过程合规,助推管理水平持续提升。针对建设工程现场施工单位多、交叉作业多、人员分布散、专业性强且工期紧迫和施工队伍人员素质参差不齐等特点,在项目管理上必须坚持“四控两管一协调(四控:安全、质量、监督、投资;两管:合同管理、信息管理;一协调:现场协调)”原则,严格落实项目经理责任制、科学组织施工,逐项倒排工期、压实责任,力保项目快落地、快建成、快投产的同时,加强全过程监督指导,助推企业管理水平持续提升。 

5.合同资料归档合规,提高合同档案质量。在4个合规的基础上再次重申各主体单位在合同盖章备案时应附带的资料明细,并要求各主体责任单位对前期归档合同进行一次回头望,认真梳理项目合规性,并按要求完善合同附带资料。后期各单位务必严格按照“五个合规”要求进行合同资料归整,进一步提高合同归档质量,做到项目建设、生产维修等各类合同备案资料齐全、完善、有效。 

三、合同管理模板办公智能化上线运行,切实提高合同运行效率。 

近期,公司在现有OA系统合同评审的基础上,推出合同管理模块ERP、OA系统两化融合办公智能化系统,推进贯穿合同从订立至履行完成始末各环节要素的PDCA闭环,切实提高合同运行效率,防范法律风险。合同管理智能化模块的投入使用,让合同管理更为高效、快捷、方便。与以往流程繁琐、冗长不同的是,业务人员只要轻点鼠标,在 OA系统提交合同文本的同时,在表单中输入合同各节点的关键字段内容,系统便会自动匹配相关信息至该合同名录下,业务人员只要定期根据合同履行节点维护相关信息,便能随时在系统中提取到合同结算明细、开票、挂账、付款情况及合同生效、履行过程、履行完成等完整信息,从而实现合同管理的大数据信息反馈。 

四、结束语 

通过一系列措施的有力推进,陕钢龙钢公司在合同资料的归档管理上不但实现了贯穿合同始末各环节各流程全程留痕,顺应了现代发展的趋势和要求,极大地缩短了合同事务办理的时间,而且将推进合同管理的更加标准化、规范化、精细化,同时也标志着公司在推进现代化办公,提高工作效率和工作水平方面又迈出了坚实的一步。


转自《中国煤炭新闻网》,侵删