拓新思维,创造未来 [ 股票代码 002261 ]
返回首页 | 关于拓维 | 0731-88799888-8177

企业合同管理的八大挑战

2020-01-19 15:32:15

虽然每家公司都是独一无二的,但合同管理挑战在所有行业和业务角色中都很常见。

以下是合同管理解决方案的八个常见的合同管理问题。

一、合同的可见性

缺乏合同可见性仍然是大公司面临的最大合同管理挑战。合同可以存储在分散的管理系统,E-MAIL收件箱,本地共享文件夹甚至文件柜中。当出现需要合同审查的问题时,很难或无法找到它们。一些客户坦率地承认,他们不知道他们的所有合同。

基于合同管理系统能解决这一挑战,公司可以将所有合同放在一个平台上,以实现全局的可视性; 一旦合同被数字化并上传,就可以轻松搜索它们以获得更大的可访问性和分析。这意味着用户可以随时访问任何地方的任何合同,从而改善业务。


二、合同周转时间缩短

任何问题都会减慢合同周转时间。也许用户找不到合适的合同模板;或者合规部门反馈的意见可能会丢失在电子邮件主题中;又或者法律部门可能存在批准瓶颈。

事实是,如果没有健全的合同管理解决方案,公司可能不知道为什么合同需要很长时间才能获得批准,因为没有系统的方法来监控合同在每个阶段的持续时间并确定延迟。

合同管理软件通过提供加速合同的工具和帮助识别瓶颈的数据来加速合同周转时间。条款和模板库简化了合同创作,业务规则自动将合同路由到合适的人员以进行审批。


三、合同不合规

如今的公司在极其复杂的监管环境中运营,管理不善的合同可能也会使合规变得困难,以欧盟的通用数据保护法规(GDPR)为例,该法规要求公司将严格的数据隐私规则下载到其分包商。如果没有系统的方法来跟踪所有合同中包含必要的监管要求,公司就会面临不合规和罚款。

使用合同管理软件,所有合同中都会自动包含必要的条款,从而实现整体合规性。此外,拥有合同管理解决方案的公司可以通过快速显示可能受新法规影响并对其执行批量操作的所有活动合同来及时响应监管变化。


四、缺乏合同标准化

具有临时合同起草流程的企业的共同合同管理挑战是:合同条款和模板在流通中的激增。当合同变得非标准化时,法律部门会逐行阅读每份合同,以确保文件不会使公司面临风险。

通过企业范围的合同管理解决方案,公司已经能够减少组织中使用的模板和字句的数量。这意味着只使用少量有效的合同语言,从而为法务关注更具战略性的举措腾出时间。


五、供应链风险

合同是公司与供应商关系的基础。随着全球供应链变得更加复杂,管理不善的合同成为公司的主要责任。公司很难全面了解与他们有业务往来的人,协议的条款以及风险可能存在的地方。

企业范围的合同管理解决方案提供公司供应链的360度视图。公司可以将其合同存储库用作供应商关系的单一事实来源,使他们能够更好地监控采购战略合规性和供应商风险。

借助先进的可视化工具,公司甚至可以使用合同来深入和直观地了解整个供应链,从而使整个组织的业务用户能够理解复杂的合同关系。


六、不需要的到期和续订

听起来很基本,但不必要的合同到期是许多大公司继续挣扎的合同管理问题。充其量,不必要的到期和续订是一种阻碍公司高绩效的烦恼。在糟糕情况下,他们可能严重损害公司的底线。

企业合同管理软件通过向利益相关者发出警报和通知来防止不必要的合同到期和续订。警报可以设计为让利益相关者有足够的时间来预测合同里程碑,这样他们就可以更好地做好准备。


七、孤立的合同数据

合同影响企业中的业务,但您不会从许多企业提交合同的方式中知道,与企业系统分开。如果没有一个系统来“推”和“拉”数据进出合同,那么数据输入的双倍或三倍是常态。这是低效的并且可能导致错误。

企业合同管理软件可以集成到ERP,CRM,SCM,HRM和其他系统中,以减少对多个数据输入的需求。一家航空公司使用合同管理解决方案,将与合作伙伴航空公司的票价分摊合同中的数据直接推送到其收入系统。一旦执行合同,曾经需要三次输入数据的流程现在完全自动化。


八、合同系统与其他程序分开

与上述合同管理问题类似,手动合同管理不允许合同管理操作在软件业务用户每天使用的环境中进行。销售人员必须离开他们的CRM软件来制定客户合同; 买家必须离开他们的采购到付款系统等。这种上下文切换已被证明会降低保护性。

通过合同管理解决方案,便可从人们熟悉并已经使用的软件中获取合同管理操作。


来  源  :https://www.icertis.com(侵权即删)